Condia har hatt en utfordring i forhold til å kunne spore alle bestillinger, og har store mengder med ordrebekreftelser som det er viktig å gjøre søkbare. Disse dokumentene kommer med forskjellig antall sider pr ordre.
Netsolution løste utfordringen vår ved å benytte programvare fra Nuance. Det er laget en innskanningsflyt som gjør at Condifa kan legge alle dokumentene i en skanner uavhengig av hvor mange sider hver enkel ordre består av. En automatisert arbeidsflyt OCR behandler alle dokumentene og leser ut ordrenummer på hvert dokument. Denne arbeidsflyten sørger deretter for at hver ordre blir slått sammen til et dokument, navngitt ihht til Condifa sitt behov og lagret i sharepoint. Siden alle dokumentene er OCR behandlet og lagret i arkiv kan de enket søke på hele innholdet i dokumentet.
Dette besparer mye tid på sortering av dokumenter før scanning. I tillegg er det enkelt å finne igjen det vi søker etter i dokumentet, samt at vi sparer mye plass til papirbaserte arkiver.
Samtidig er det en stor trygghet at det til enhver tid finnes en up-to date backup av alle våre innscannede data.